Afspraken- en agendabeheer voor diëtisten
Het PlateSight-team · Laatst bijgewerkt: woensdag 7 oktober 2026
De week van een diëtist draait vaak om afspraken. Als de agenda rommelig is, stapelen lege uren, op het laatste moment geannuleerde gesprekken en minuten die gaan zitten in het per bericht regelen van afspraken zich op. Een goede agendaopzet heeft direct invloed op je inkomen en de tevredenheid van je cliënten.
Gemiste afspraken verminderen
Het grootste deel van de cliënten dat niet komt, komt niet omdat ze de afspraak zijn vergeten. Daarom is een herinnering de effectiefste maatregel. Een korte herinnering een dag voor het gesprek verlaagt het aantal niet-verschenen cliënten merkbaar. Als de cliënt kan antwoorden met “ik kom” of “ik kan niet komen”, zie je ook van tevoren welk uur vrijkomt.
Online afsprakenpagina
Een pagina waarop de cliënt beschikbare tijden kan zien en een afspraakverzoek kan sturen, haalt het heen-en-weer van tijden regelen per bericht weg. Verzoeken zien voordat je ze bevestigt, houdt de controle bij jou. De link van de pagina toevoegen aan je socialemediaprofiel of website maakt het ook makkelijker nieuwe cliënten te winnen.
Terugkerende gesprekken en agendaopzet
- Terugkerende afspraken: Leg wekelijkse of tweewekelijkse controlegesprekken één keer vast.
- Slepen en neerzetten: Een afspraak naar een andere tijd verplaatsen moet één handeling zijn.
- Kleuren en soorten: Maak onderscheid tussen gesprekken op locatie, online gesprekken en eerste gesprekken.
- Buffertijd: Laat tussen de gesprekken korte pauzes om notities te schrijven.
Synchroniseren met de agenda van je telefoon
Je afspraken naast het paneel ook in de agenda van je telefoon zien, maakt het overbodig overdag naar een aparte app te kijken. Google Agenda, Apple Agenda en Outlook kunnen je afspraken automatisch tonen door zich te abonneren op een agenda-adres.
Na het gesprek: notities
De agenda moet niet alleen tijden dragen, maar ook de inhoud van het gesprek. Direct van de afspraak naar de gespreksnotitie kunnen gaan, de notitie aan de datum van die dag koppelen en bij het volgende gesprek openen bespaart tijd. Gestructureerde formaten zoals ADIME, SOAP, DAP en BIRP houden notities consistent.
Afspraken en agenda in PlateSight
In de agenda van PlateSight maak en verplaats je afspraken door te slepen en wijzig je de duur door aan de rand te trekken. Er zijn terugkerende afspraken, een automatische videogesprekslink voor online gesprekken en het antwoord “ik kom / ik kan niet komen” van de cliënt vanuit de app. Afspraakherinneringen gaan per e-mail en in betaalde plannen ook per sms.
Verzoeken van je online afsprakenpagina bevestig je in de agenda. Al je afspraken kun je zien door je te abonneren vanuit je Google-, Apple- of Outlook-agenda; ook je cliënten kunnen zich vanuit hun agenda op hun eigen afspraken abonneren. Vanuit het afsprakenvenster ga je direct naar de gespreksnotitie. Voor de opzet van online werken kun je ons artikel over online diëtetiek bekijken, en voor het hele paneel de pagina voor diëtisten. Hoe de agenda, online boeken en herinneringen in PlateSight werken, lees je op onze pagina afsprakensysteem voor diëtisten.
Een korte checklist
- Staan de herinneringen aan en zijn de contactgegevens van cliënten actueel?
- Staat de link van je online afsprakenpagina in je profielen?
- Zijn je annulerings- en niet-verschijnenvoorwaarden schriftelijk vastgelegd?
- Heb je in je weekagenda tijd vrijgemaakt om notities te schrijven?