Terminplanung und Kalenderverwaltung für Ernährungsberater
PlateSight-Team · Zuletzt aktualisiert: Mittwoch, 7. Oktober 2026
Die Woche einer Ernährungsberaterin oder eines Ernährungsberaters ist oft um Termine herum aufgebaut. Ist der Kalender unordentlich, summieren sich leere Stunden, kurzfristig abgesagte Gespräche und Minuten, die für das Vereinbaren von Terminen per Nachricht draufgehen. Eine gute Kalenderorganisation wirkt sich direkt auf Ihr Einkommen und die Zufriedenheit Ihrer Klienten aus.
Versäumte Termine verringern
Der größte Teil der nicht erscheinenden Klienten kommt nicht, weil sie den Termin vergessen haben. Deshalb ist die Erinnerung die wirksamste Maßnahme. Eine kurze Erinnerung, die einen Tag vor dem Gespräch gesendet wird, senkt die Quote der Nichterscheinenden spürbar. Wenn die Klienten mit „Ich komme“ oder „Ich kann nicht kommen“ antworten können, sehen Sie außerdem im Voraus, welche Stunde frei wird.
Online-Terminseite
Eine Seite, auf der Klienten freie Zeiten sehen und eine Terminanfrage senden können, beseitigt das Hin und Her bei der Terminabsprache per Nachricht. Anfragen vor der Bestätigung zu sehen, lässt Ihnen die Kontrolle. Den Link der Seite in Ihr Social-Media-Profil oder auf Ihre Website zu setzen erleichtert auch die Gewinnung neuer Klienten.
Wiederkehrende Gespräche und Kalenderordnung
- Wiederkehrende Termine: Legen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Kontrollgespräche einmal an.
- Drag-and-drop: Einen Termin auf eine andere Zeit zu verschieben sollte eine einzige Bewegung sein.
- Farben und Arten: Unterscheiden Sie Präsenz-, Online- und Erstgespräche.
- Pufferzeit: Lassen Sie zwischen den Gesprächen kurze Lücken, um Notizen zu schreiben.
Mit dem Telefonkalender abgleichen
Ihre Termine neben dem Panel auch im Kalender Ihres Telefons zu sehen, erspart den Blick in eine separate App im Tagesverlauf. Google Kalender, Apple Kalender und Outlook können Ihre Termine automatisch anzeigen, indem sie eine Kalenderadresse abonnieren.
Nach dem Gespräch: Notizen
Der Kalender sollte nicht nur Zeiten, sondern auch den Inhalt des Gesprächs tragen. Vom Termin direkt zur Gesprächsnotiz wechseln, die Notiz mit dem Datum des Tages verknüpfen und beim nächsten Gespräch öffnen zu können spart Zeit. Strukturierte Formate wie ADIME, SOAP, DAP und BIRP halten Notizen einheitlich.
Termine und Kalender in PlateSight
Im Kalender von PlateSight legen Sie Termine durch Ziehen an, verschieben sie und ändern ihre Dauer, indem Sie am Rand ziehen. Es gibt wiederkehrende Termine, einen automatischen Videolink für Online-Gespräche und die Antwort „Ich komme / Ich kann nicht kommen“ der Klienten in der App. Terminerinnerungen gehen per E-Mail und in kostenpflichtigen Plänen zusätzlich per SMS hinaus.
Anfragen von Ihrer Online-Terminseite bestätigen Sie im Kalender. Alle Ihre Termine können Sie sehen, indem Sie sie in Ihrem Google-, Apple- oder Outlook-Kalender abonnieren; auch Ihre Klienten können ihre eigenen Termine in ihren Kalendern abonnieren. Vom Terminfenster aus gelangen Sie direkt zur Gesprächsnotiz. Zur Organisation der Online-Arbeit schauen Sie in unseren Beitrag zur Online-Ernährungsberatung, zum gesamten Panel auf die Seite für Ernährungsberater. Wie Kalender, Online-Buchung und Erinnerungen in PlateSight funktionieren, erfahren Sie auf unserer Seite Terminsoftware für Ernährungsberater.
Eine kurze Checkliste
- Sind die Erinnerungen aktiviert und sind die Kontaktdaten der Klienten aktuell?
- Steht der Link Ihrer Online-Terminseite in Ihren Profilen?
- Sind Ihre Stornierungs- und Nichterscheinen-Bedingungen schriftlich festgehalten?
- Haben Sie in Ihrem Wochenkalender Zeit zum Schreiben von Notizen eingeplant?